Тема 5 Расстановка приоритетов


Расстановка приоритетов
Подавляющее большинство людей тратит свое время на беготню по замкнутому кругу: у всех нас слишком много дел и слишком мало времени. Но если мы хотим эффективно использовать свое время, для этого необходимо объективно оценить ситуацию, чтобы уяснить себе, чего мы стремимся достичь. Работа по выявлению главных целей и ценностей, проведенная во второй теме, позволит вам расставить приоритеты в вашей бурной деятельности и так или иначе упорядочить ваши занятия.
Иногда расстановка приоритетов заключается в том, чтобы от чего-то отказаться. Многим из нас пойти на это бывает непросто, и определить главную цель это достаточно серьезная проблема, которая заслуживает того, чтобы посвятить ей отдельную тему.
Изучая эту тему, обязательно выполните упражнения' если вы отложите их на другое время, то в итоге так и не сможете выполнить их. Ознакомьтесь с техниками; сделайте себе пометки, когда и где вы сумеете ими" воспользоваться. Обязательно примените их, когда вам представится для этого благоприятная возможность в общении с людьми.
4.1
Упражнение: Основные принципы
Подготовка: Не требуется. Время выполнения: Пять минут.
Средства для выполнения: Записная книжка или лист бумаги. Частота выполнения: Один раз.
Дробление любой системы организации времени на бесконечное количество уровней и подуровней способно вывести ее из строя. Ведь вам нужна главная цель, второстепенные цели и задачи, различные средства и способы... и вот вы удивляетесь, почему дело у вас не продвинулось дальше перечисления всего этого на листке бумаги. Несмотря на то что данное упражнение может вызвать у вас беспокойство, из-за того что оно вызовет еще одну категорию дел, здесь вы будете иметь дело с совершенно иной задачей.

Некоторые специалисты по управлению временем советуют обстоятельно формулировать свои цели, но лично у меня это ничего, кроме отвращения, не вызывает.

Вместо этого я попросил бы вас взглянуть на основные принципы, которые управляют вашими действиями. Ради чего вы делаете то или другое?
Будьте честны с собой. Может быть, вами движет потребность к власти или желание проводить больше времени со своими детьми. А возможно, вам хочется славы или легкой жизни, или же вас побуждают любовь к Богу и вера в человечество?

Впрочем, основным принципам не обязательно быть столь глубокими.

Ваши принципы могут быть, например, следующими: "Каждый день должен проходить весело" или "Не беспокойся о том, чего ты не в состоянии изменить". Звучит банально? Однако стереотипность и заблуждение это не синонимы: банальные принципы часто оказываются истинными.

Большинство людей руководствуется в своих действиях тремяшестью принципами.

Не пожалейте нескольких минут на то, чтобы установить, какие из них движут вами, после чего занесите их в записную книжку или запишите их на листе бумаги и повесьте на стене.
Обратная связь
Когда ваши принципы всегда будут у вас на виду, это будет действовать особенно сильно, хотя само понятие мировоззре-
ния часто повергает людей в смущение. Под влиянием общественных условностей мы не слишком любим открыто признаваться в своих взглядах, поэтому можете держать свои принципы в тайне, но помнить при этом, что и почему вы делаете.
Результат
Собственные взгляды станут твердой опорой для ваших действий. Вам не потребуется вновь перечитывать листок со своими принципами всякий раз, когда вы захотите пересмотреть свои основные занятия или расставить приоритеты, однако ваши убеждения неизменно будут с вами в качестве некоего эталона. Они являются прекрасным подспорьем для взвешенного управления временем.
Варианты
Несмотря на то что большинство принципов являются глубоко личными, некоторые из них актуальны для большинства людей. Взгляните, например, на занятие 4.4. "Правило Паре-то" это разумный принцип, который подойдет практически любому человеку.


4.2
Упражнение-техника: Ключевые занятия
Подготовка: Не требуется. Время выполнения: Десять минут. Средства для выполнения: Записная книжка.

Частота выполнения: Ежемесячно.


Основным положением управления временем является следующее: вы распределяете свое время на все то, что искренне хотите сделать. Возможность разобраться в своих способностях и устремлениях вам уже предоставлялась выше, например, в занятии 2.1 ("В поисках талантов").
Взгляните теперь на свои способности и личные цели. Сейчас ваша задача заключается в том, чтобы свести воедино все ваши основные занятия. Иногда их называют также ключевыми; они составляют основу вашей деятельности на работе и в личной жизни.

Таких занятий у вас должно набраться как минимум три-четыре, но никак не больше восьми (в противном случае вы не сможете управлять всем этим многообразием).
Не слишком вдавайтесь в подробности: в голове вы можете держать те или иные конечные результаты, однако это не должны быть слишком специальные задачи. Например, ключевое занятие можно сформулировать как "Совершенствование в теннисе" (но не как покупку новой ракетки) или как "Подготовка нового продукта к весне" (но не как подготовку рекламы товара).
Обратная связь
Иногда выделить основные занятия оказывается непросто. Сделайте первую попытку и, если вы убедитесь в том, что важнейшие аспекты вашей жизни этими занятиями не охвачены, попытайтесь еще раз. Те, кто беспокоится, как бы не упустить подробности своих дел, найдут полезные советы в конце этой темы.

Если ключевых занятий оказалось слишком много, значит, вам недостает целеустремленности: в этом случае следует безжалостно сократить список до семи-восьми важнейших занятий. Если вы не укажете в нем то или иное дело, это еще не означает, что вы не доведете его до конца, это лишь говорит о том, что оно не слишком важно.
Результат
Не сосредоточившись на чем-то главном, вы не сможете разумно распределять свое время и помешаете себе довести до конца самые важные проекты и начинания. Это упражнение относится к числу важнейших данного курса.
Варианты
Пересматривать ключевые занятия следует по меньшей мере ежегодно, хотя часто имеет смысл делать это ежемесячно. Упражнение не следует затягивать вам предстоит уложиться не более чем в пять минут. При этом его следует вносить в свои планы заранее, как и все задачи, которые возникают у нас не слишком часто.


4.3
Упражнение-техника: Приоритеты
Подготовка: Составьте список задач. Время выполнения: Пять минут. Средства для выполнения: Записная книжка.

Частота выполнения: Еженедельно.
Прежде чем приступать к этой технике, составьте список всех своих текущих задач (по крайней мере, тех из них, которые приходят в голову). Обычно таковых оказывается слишком много, и поэтому вам потребуется расставить приоритеты. Первый шаг в их расстановке заключается в том, чтобы двигаться с конца, от срока выполнения.

Скажем, если какое-то дело ожидает вас в марте и потребует одного дня, то его приоритет в декабре будет низким.

По этому же принципу задача, которую вам надо решить к завтрашнему дню любой ценой, будет иметь наивысший приоритет. Однако несмотря на то, что фактор времени довольно важен, он не является главной целью. Задачи отдаленного будущего обладают низким приоритетом, в то время как с заданно высоким приоритетом следует отдавать предпочтение в движении к целям, которые определены вашими ключевыми занятиями.

Это может означать, что вам придется отложить срочные, но неважные дела ради того, чтобы добиться прогресса в одном из основных занятий.
И последний из факторов это твердые сроки. Когда вы имеете дело с рядом задач, на которые отпущены самые сжатые сроки, и с первой из них вы выбиваетесь из графика, что вам остается делать? Учитывая, что вы и так уже выбились из графика, разумнее постараться выполнить в срок остальные задачи это будет лучше, чем опоздать вообще со всеми делами.
Обратная связь
Упражнение "Приоритеты" очень полезно для текущих задач, однако для ключевых занятий оно не слишком эффективно. Например, как вы сможете уравновесить совершенствование в теннисе, выпуск нового товара, повышение морального духа персонала и стремление отдыхать и развлекаться вместе с семьей? Иногда приходится решать и такие задачи (и с пол-
ным успехом), однако подобное не должно становиться правилом. В данном случае куда более полезным окажется упражнение "Что для этого потребуется?" из второй темы.
Результат
Все очень просто: расстановка приоритетов крайне важна для решения верно выбранных задач.
Варианты
Существует множество подходов к расстановке приоритетов. Например, желающие могут пользоваться списками из десяти главных задач. Расстановка приоритетов очень важна при планировании; что касается списка десяти главных задач, то он особенно удобен, если вы хотите довести свои предпочтения до всеобщего сведения или внести в свои планы оперативные изменения.




Содержание раздела