Эти досадные 5 минут

В современную эпоху господства точных технологий и хронического цейтнота человек оказывается "слабым звеном". Его попытки приспособиться к предъявляемым требованиям приводят к печальным последствиям: личного времени катастрофически не хватает, и отсюда затягивающееся состояние стресса, переходящее нередко в разного рода нервные расстройства.
Существует множество факторов нашей повседневной жизни, которые могут привести к устойчивому стрессу:
работа: возможность увольнения, понижения в должности, высокая конкуренция, профессиональный стресс (шум, радиация, постоянное напряжение этот список можно продолжать до бесконечности);
плохое питание: систематические перекусы в буфетах, еда, приготовленная из полуфабрикатов, отсутствие в рационе овощей и фруктов все это явно не способствует хорошему самочувствию;

недостаток сна: многие люди постоянно недосыпают, что приводит к ослаблению иммунитета, повышает риск обострения хронических заболеваний и увеличивает восприимчивость к другим стрессовым факторам;
окружающая среда: сложная экологическая ситуация, шум, автомобильные пробки;
финансовые проблемы;
одиночество;
нвозможность остаться одному;
самовосприятие: большинство людей склонны к негативной самооценке, особенно это касается внешности (две трети всех мужчин и еще большая часть женщин недовольны своей внешностью и хотели бы ее изменить);
отравляющие вещества: курение, алкоголь, наркотики комментарии излишни.
Немалую роль в провоцировании стрессового состояния играют так называемые "второстепенные раздражители". К ним относятся:
дорога до работы и обратно;
очереди;
нехватка времени.
Показателями недостатка времени являются:
постоянная спешка, суетливость;
неспособность сосредоточиться на одной задаче, стремление всегда делать несколько дел одновременно;
неспособность расставить приоритеты в делах;
нескончаемый поток рутинных и срочных дел;
несвоевременные ответы на деловую корреспонденцию;
постоянные помехи в работе: незапланированные звонки и посетители;
работа дома за счет личного времени;
ощущение хронической усталости и цейтнота;
выполнение работы за других сотрудников;
ухудшение отношений в коллективе, конфликты, которые не удается разрешить в течение продолжительного времени.
Если вы наблюдаете более трех этих симптомов в своей работе, то весьма вероятно, что ваше время неправильно организовано. Прежде всего попытайтесь ответить на вопросы: зачем вам нужно время? Какие цели вы ставите перед собой? Как соотносится то, что вы делаете каждый день, с вашими долгосрочными целями и смыслом вашей жизни (и соотносится ли вообще)? Планирование эффективно только в одном случае если ваши долгосрочные цели включены в ежедневную деятельность.

Только в этом случае человек действительно получает удовлетворение от работы и от жизни вообще.
Итак, первое, что вам необходимо сделать, это создать перечень жизненных целей. Для этого необходимо обдумать следующие вопросы:
каковы мои жизненные цели;
чего я хочу добиться в следующие 24 года;
что мне необходимо сделать в следующие 6 месяцев. Теперь сравните и проанализируйте списки. Если они похожи, значит, ваши цели не противоречивы, а следовательно, есть большие шансы достичь их в намеченные сроки. Если они сильно различаются, то необходимо задуматься: стоит ли ждать чегото или когото?

Не пора ли заняться осуществлением ваших планов немедленно, вместо того чтобы тратить время и энергию на то, что вам по большому счету неинтересно. Незаинтересованность в конечном итоге своего труда, отвращение к работе, ощущение себя "не в своей тарелке" мощный стрессовый фактор, исключающий рациональную организацию рабочего времени.
Для экономии времени необходимо также правильно работать с входящими документами. Проанализируйте вашу почту и прекратите доступ ненужной информации, на письма отвечайте сразу же.
Выработайте привычку сразу производить все необходимые действия с документом, чтобы брать его в руки только один раз. Складывайте входящую информацию в три папки: "срочно ответить", "информация" и "реклама".

Если перед вами стоит серьезная задача, которую необходимо срочно решить, попробуйте воспользоваться временем сна: перед сном настройтесь на задачу, дав подсознанию команду решить проблему; старайтесь проснуться до звонка будильника и не переходить сразу в бодрствующее состояние; будьте готовы принять сообщение держите рядом с кроватью блокнот и ручку.
Но если проблема не дает вам уснуть, откажитесь от этого метода.
Важным фактором нехватки времени и, как следствие, рабочего стресса является неумение общаться. Тысячи людей страдают от этого. Как часто мы не умеем слушать собеседника, не можем внятно выразить свои мысли, что ведет к недопониманию, искажению передаваемой информации, т. е. к колоссальным потерям времени.
Как убедиться, что то или иное замечание имеет для вас тот же смысл, что и для остальных? Самый лучший способ переспросить собеседника, что он имел в виду. Вы можете использовать фразы типа: "Что вы имеете в виду?", "Что вы хотите сказать?", "Простите, мне кажется, я не совсем понял вас".
Даже тогда, когда у вас нет никаких сомнений, реальная ситуация может отличаться от вашего о ней представления. Вы можете использовать парафраз изложение услышанной информации своими словами. Это отнюдь не уловка с целью заставить собеседника поверить в то, что вы его слушаете, а отличный способ понять, что же вам хотят сказать.
Если ваш собеседник выражает свою мысль общими фразами, то вы можете попросить уточнить детали. Если он говорит о какойто детали, то вам стоит обобщить его замечание. В этом случае у вашего собеседника будет возможность оценить, насколько верно понята сообщенная им информация, и в случае необходимости внести поправки и разъяснения. Кроме того, вы продемонстрируете свою заинтересованность, а это в свою очередь побудит собеседника тоже внимательно слушать и стараться понять вас.

Вам кажется, что переспрашивание отнимет слишком много драгоценного времени?
Поверьте, еще больше времени уйдет на исправление ошибок, связанных с неправильно воспринятой информацией.
Кажется, всем понятно, как важно не опаздывать на деловые встречи и совещания, и при этом у огромного количества людей имеются проблемы с пунктуальностью. Нехватка времени и неотложные дела не являются оправданием, ведь опаздывая, вы "воруете" время вашего партнера, которое не менее ценно, чем ваше.
Учитывая то состояние огромного напряжения, в котором современный человек лавирует в мире бизнеса, пунктуальность дает большое преимущество. Опоздание на встречу не просто невежливо, оно ставит под сомнение ваш авторитет делового человека и в некоторых случаях предопределяет отрицательный результат встречи.
Вот несколько советов, как организовать свое время, чтобы всегда приходить на деловые встречи вовремя.
1. Переведите свои часы на 710 минут вперед. Даже зная о том, что часы спешат, человек подсознательно ориентируется на них.
2. Чтобы лучше контролировать свое время, планируя встречу, четко определите время отъезда это гораздо важнее, чем время прибытия. Если вы планируете потратить на дорогу 20 минут, а при хорошем стечении обстоятельств 15 минут, то выезжайте за полчаса.
3. Готовясь к деловой встрече или совещанию, откажитесь от намерения сделать чтото в последний момент, например начинать телефонный разговор за минуту до отъезда. Помните о своем обязательстве.
Если ваш деловой партнер постоянно опаздывает на встречи, вы можете сделать две вещи: вопервых, обратить его внимание на проблему, вовторых, назначать встречи на 15 минут раньше, чем они в действительности начинаются.
Случалось ли с вами такое: вы чувствуете, что текущее совещание, проводимое вами, скучное и непродуктивное просто потеря времени! Чтобы такого не произошло, следуйте нескольким несложным правилам это поможет сделать совещания более эффективными, вызывающими энтузиазм для дальнейшей плодотворной работы:
всегда объявляйте сотрудникам о цели предстоящего совещания;
объясните каждому сотруднику, почему ему необходимо присутствовать на совещании. Например, вы можете сказать следующее: "Пожалуйста, подготовьте пятиминутный отчет о результатах переговоров с поставщиками";
приготовьте письменную повестку дня для всех участников и, если есть возможность, раздайте участникам за несколько дней до совещания;
приходите на совещание раньше намеченного времени, чтобы успеть подготовиться к работе;
начинайте совещание вовремя, даже если кроме вас присутствуют только двое сотрудников. Таким образом вы создадите себе репутацию человека, ценящего время других. Это будет тонким намеком, что вы ждете того же и от своих сотрудников;
напомнив о цели совещания, приглашайте всех сотрудников к активному участию;
контролируйте обсуждаемые темы: если ктото отступает от повестки дня, тактично сообщите о времени, отведенном на обсуждение данного вопроса, и направьте обсуждение в нужное русло;

Содержание раздела