Требование удобства


А раз уж я здесь, надо заодно удалить новые файлы. Да, и еще надо поставить новую программу с диска, который прилагается к журналу".) Впрочем, не забывайте, что техника способна и приносить большую пользу. Срочно отправить электронное письмо, едва у вас родится какая-нибудь идея, вот самый быстрый способ освободить свой ум для решения других задач.
Многие из техник и упражнений этого курса посвящены видоизменению или обузданию подобных влияний. Умерив и упорядочив подобные факторы, вы поможете себе использовать время эффективнее и с большей пользой.
Лицом к реальности
Даже если вам удастся проделать все то, что предлагает этот курс, не забывайте об одной серьезной проблеме: реальность и ее восприятие вами это не одно и то же. Например, вы отлично знаете, что вам лучше всего работается во второй половине дня, за столом, заваленным коробками от пиццы, в рваных джинсах и под звуки рок-музыки. Однако если вашему боссу кажется, что хороший работник это тот, кто следует предписанным стандартам деловой одежды и рабочему графику, то не будет иметь никакого значения, насколько хорошо вы управляете своим временем: вы окажетесь в проигрыше.

Это несправедливо, но весьма и весьма реально.
Нравится вам это или нет, но производить впечатление эффективно работающего человека так же важно, как результативно справляться с работой. С идеальной точки зрения вы должны иметь возможность делать все так, как вам хочется, но помните: именно тот, кто не согласен с порядками, является первым кандидатом на сокращение, независимо от того, насколько продуктивно он работает. До некоторой степени эту проблему ослабляет изменение условий труда.

Например, все больше и больше людей работают дома, и они получают возможность выполнять свою работу так, как этого хочется им, а не так, как хотелось бы их начальнику.

Но и в этом случае очень важно знать все тонкости обстановки в компании, чтобы удержаться в ней.
По этой причине некоторые рекомендации по управлению временем, как вам предстоит убедиться, потребуют внесения коррективов, если вы хотите, чтобы они соответствовали вашей рабочей обстановке (к их числу относится миф о порядке на рабочем столе).
Требование удобства
Подступаясь к задаче управления своим временем, крайне важно помнить о таком требовании к нему, как удобство. Я не вижу необходимости иметь мягкое кресло нужной высоты с подлокотниками и все остальное (хотя это неплохая идея). Речь идет о том, что претендующая на эффективность рабочая обстановка должна быть удобной.

Если вам лучше работается при условии, что на столе у вас полный порядок прекрасно. Если же удобство для вас нагромождение из папок с бумагами, то и это неплохо... может быть.
Я говорю "может быть", поскольку беспорядок беспорядку рознь. Нагромождение бумаг препятствует эффективному использованию времени лишь тогда, когда оно мешает самой работе и когда из-за хаотических бумажных куч вы не можете быстро делать свое дело (в особенности если не сумеете найти нужный документ, зная, что он где-то в одной из десяти стопок с бумагами). Но если вы, как и многие любители беспорядка, можете, не кривя душой, сказать: "Возможно, у меня и непорядок, но я знаю, где что лежит", тогда можете трудиться так и дальше: просто у вас такая система работы с документами.

Если же вы наведете "порядок", то в результате лишь снизите эффективность своей деятельности.
Если вы обладаете привычкой к опрятности, это прекрасно, однако не стоит слишком кичиться. Не исключено, что человек, заявляющий, что он досконально знает свой беспорядок, придерживается более естественной системы работы: в конце концов, наш мозг тоже не раскладывает информацию по полочкам. К тому же более свободная и гибкая система лучше справляется со сложной разнородной информацией, чем жесткая рабочая структура.

Может быть, вы и сумеете за минуту извлечь любой нужный документ, но ваш коллега, работающий с хаосом на столе, может гораздо быстрее составить десять важнейших документов.
Работа и доверие
Представители некоторых типов личности особенно страдают от своей сверхбдительности; они постоянно кого-то проверяют и суетятся. Если вы поручили кому-то задачу, достаточно установить для работы определенные сроки и ожидать, что


исполняющий будет с ними сверяться. Но если вы буквально не отходите от тех, кому поручили работу, и только мешаете довести ее до конца, это очень и очень скверно. Подобная проблема является классической для некрупных предпринимателей, которые расширяют свое дело: они набирают дополнительный персонал, но не доверяют ему выполнять работу своими силами.

Не менее часто подобное встречается, когда младшие менеджеры получают в свое подчинение персонал.
Если вы хотите разумно распоряжаться своим временем, то должны научиться доверять окружающим. Конечно, речь не идет о бесконтрольности у вас ведь есть свои интересы. Вместе с тем вам необходимо найти способы получать важную информацию как можно быстрее, через нужные интервалы, не препятствуя ходу работы и не отвлекаясь от своих насущных дел.
Иногда руководители не поручают подчиненным задач из-за незначительности заданий; в столь прямой формулировке эти звучит парадоксально, но именно так и происходит. Ведь под вашим началом работают специалисты, и у них без того хватает работы, поэтому сравнительно простую задачу вы можете выполнить и сами, а им поручить настоящее дело. Подобный подход не лишен справедливости: если вы управляете высокопрофессиональным коллективом, то устранение всевозможной деловой мелочевки должно отчасти входить в круг ваших обязанностей.

Но в идеале эту мелочевку вы должны перепоручать другим сотрудникам (или, что еще лучше, делать так, чтобы подобной работой вообще никто не занимался).
Утопающий хватается за соломинку
Когда мы наконец начинаем понимать, как активно сами (и другие люди тоже) мешаем себе эффективно использовать свое время, часто возникает ситуация, в которой "утопающий хватается за соломинку", то есть ищет волшебное средство, способное все расставить на свои места. Это может быть жесткая система правил или стремление твердо закрепить за определенными часами определенные занятия. Ни один из этих подходов не является по своей природе вредным, однако в таких случаях дело никогда не обходится без подводных камней.

Любая система таит в себе следующую важнейшую опасность: она начинает поглощать ваше время сама по себе. Что касается правил, то они вбирают его не столь явно, но тоже сопряжены со своими опасностями.
Правила
Мысль о том, что управление временем должно подчиняться определенному ряду правил, выглядит довольно привлекательно. Нужно лишь следовать семи (десяти, двенадцати и так далее) предписаниям, и они изменят вашу жизнь. Нет ничего легче (во всяком случае, на словах): их можно написать на листке бумаги, закатать его в пластик и получить симпатичный и опрятный список.

Сделал одно, затем другое, и порядок время используется эффективно.
К сожалению, в подобных обстоятельствах любые правила будут порождать две проблемы. Во-первых, правила идеальны для сравнительно простой системы с неизменными условиями. Правила незаменимы, если вы играете в "Монополию", где все игроки, как известно, будут начинать с одного и того же места и где игровое поле не может в одночасье стать трехмерным.

Жизнь, разумеется, совершенно не похожа на такую игру.

Как мы уже отмечали, рассматривая пример с порядком на рабочем столе, люди далеко не одинаковы, и они не станут реагировать на жесткое правило одинаково. Во-вторых, мир под действием тех или иных факторов постоянно меняется, преображается и переворачивается с ног на голову, поэтому правило, которое сегодня еще имеет значение, назавтра уже ничего не значит.
Если все обстоит именно так, имеет ли смысл составлять подобный курс и включать туда предписания по управлению временем? К счастью, да отчасти потому, что он опирается не столько на правила, сколько на принципы. Вместо того чтобы советовать "не распылять силы более чем на шесть дел" и "не тратить более двадцати минут в день на телефонные разговоры", куда уместнее давать такие рекомендации: "установите приоритеты в работе и в личной жизни" и "уделяйте телефонным звонкам подходящее время в течение суток".

Но и при таком подходе ряд упражнений не будет иметь ценности для некоторых читателей. Беспокоиться, однако, не следует: если вы раздробите возникшую перед вами проблему на составные части, то тем самым решите задачу разработки идеальных для вас техник решения проблем.
Роскошные приспособления
Управление временем связано с внедрением различных вспомогательных средств: красивых органайзеров с умопомрачительными канцелярскими принадлежностями, специ-
альных компьютерных программ, которые помогают рассчитать время до последней минуты и затем следить за его использованием. В ходе работы по этому курсу вы будете встречаться с упоминанием подобных приспособлений и можете спокойно пробовать их в деле. Если они подойдут вам прекрасно, а если нет не стоит считать себя неудачником лишь потому, что какая-то система организации времени вам не помогла (вспомните пример с загроможденным столом).

Имея под рукой записную книжку и ежедневник, вы можете справляться с делами ничуть не хуже.



Содержание раздела