Тратьте меньше времени на собрания и совещания!


Если вы попросите своих сотрудников составить список «срочных, но не важных» и «не срочных и не важных дел», то с уверенностью можно сказать, что пункт «совещание» будет в обоих.

Большинство из нас ненавидит собрания. По возможности мы избегаем их, злимся, когда не можем отвертеться, и постоянно жалуемся, что это бессмысленная трата времени. И на то у нас действительно есть веская причина: ведь каждый из нас уже потерял уйму времени на скучных и бесполезных совещаниях. И все же совещания нужны, потому что позволяют делать то, что невозможно выполнить по электронной почте или телефону. На них можно создать атмосферу дружбы и взаимопонимания. Имена обретают лица, а лица — характер.

 

У собраний есть и другие плюсы:

Все слышат одну информацию без искажений, и это позволяет разрешить некоторые (но не все) разногласия.

Сотрудники имеют возможность разобраться в происходящем: каждый, кто что-то недопонимает, может задать вопрос.

Оратор может определить реакцию публики по средствам невербальной коммуникации (сложенные на груди руки, равнодушные лица, заинтересованные взгляды, одобряющее кивание).

Что, пожалуй, самое важное — во время непосредственного общения с людьми часто приходят блестящие идеи, которые не могли бы возникнуть в другой обстановке.

Выберите день и время для регулярных совещаний, но, если необходимости в нем нет, собрание всегда можно отменить. Мне ни разу не приходилось слышать, чтобы кто-то жаловался на то, что начальник отменил собрание.

Однако собирая сотрудников, приложите максимум усилий к тому, чтобы это время не было потрачено даром. Сейчас я расскажу вам, как это сделать.

 

Перед собранием

Подготовьтесь сами. Чтобы суметь объяснить материал, нужно в нем хорошо ориентироваться. Не пожалейте на подготовку свободного времени. Вспомните все причины и цели совещания.

Подготовьте место. Заранее убедитесь в том, что у вас есть все необходимое: доска, маркеры, проектор, наглядные пособия, напитки, стулья. Если вы хотите, чтобы подчиненные сидели тихо и пассивно слушали, поставьте их в ряды. Если же вам нужно, чтобы они принимали активное участие в дискуссии, стулья следует поставить вокруг стола.

Подготовьте сотрудников. Бесполезно в начале совещания раздавать толстые распечатки и ждать мгновенной реакции. Даже самые добросовестные работники не успеют внимательно прочитать их и обдумать. Информацию, которую они должны знать перед собранием, следует раздать по крайней мере за два дня до совещания. Безусловно, кто-то не прочитает ее, но многие найдут на это время и придут подготовленные.

Оповестите сотрудников о повестке дня. Какие бы материалы вы ни распространяли среди сотрудников перед собранием, среди них должна быть и повестка дня. Обязательно обозначьте задачи фирмы и рекомендации по их выполнению, о которых пойдет речь. Если вы хотите, чтобы подчиненные что-то принесли с собой (например, ежедневники, чтобы наметить дату следующего заседания), сообщите им об этом заранее.