Ограничение возможностей для анализа из-за методологии документирования


В проекте административной организации процессы, которые долж­ны быть задокументированы и проанализированы, могут выбираться пу­тем последовательного составления иерархического обзора (см. Раздел 3.9.3), составления полного обзора процессов и отделов (матрица; см. Раздел 3.9.4) и выбором ячеек из матрицы для дальнейшего изучения и анализа.

В соответствии с этим, анализ процесса происходит на уровне ячейки (или столбца горизонтально ограниченных ячеек) матрицы. При самом документировании отношениям с другими отделами или процессами по практическим соображениям уделяется меньше внимания.

Отделы
Процессы   "   —

А

В

С

D

1

А1

81

С1

 

2

А2

В2

С2

 

3

 

ВЗ

 

03

 

Рисунок 4.N   Матрица отношений отдел/процесс

 

В ходе анализа эти отношения должны быть также включены в оценку, с тем чтобы рас­смотреть проблему субоптимизации. Уровень анализа административной организации в этом случае происходит на слишком низком уровне ячей­ки (ячеек). Для пояснений смотри Рисунок 4.N.

Определение Субоптимизация определяется как дополнительные ресурсы, затрачиваемые организацией на изменение одного меропри­ятия и ориентированное на экономию ресурсов на этом ме­роприятии, но приводящие к негативному воздействию на об­щее количество ресурсов, потребляемых процессом.

 

На Рисунке 4.N ячейка В2 имеет следующие внешние связи:

Связи (отношения) данных с ячейками А2 и С2 (они относятся к одним и тем же административным бизнес-процессам).

Организационные связи с ячейками в колонке В (одна и та же организационная единица).

Существующие между организациями связи требуют, чтобы коман­да по улучшению процесса постоянно задавалась вопросом: все ли суще­ственные факторы документации показаны. Другими словами, выполня­ется ли оценка, основывающаяся на выбранной цели анализа, на выбран­ном уровне ячейки. В конце концов любое описание фактических резуль­татов сознательно или бессознательно игнорирует многие их аспекты, хотя в принципе, все эти результаты могут быть важны при проведении тщательного анализа.