Глава 1   Глава 2



Оборудование


Оборудование для стандартизации (такое как персональные компь­ютеры, стандартные программы для обработки текстов, копировальное оборудование и т. д.) может дать ряд важных преимуществ; к примеру, упрощение эксплуатации, поддержки и ремонта. Меньше усилий потре­буется от вспомогательного персонала, поскольку устраняются различия в требованиях по обслуживанию. Меньше рабочего времени требуется на изучение того, как действует различное оборудование. В то же время, упрощается и ускоряется процедура переключения при поломке с одной ма­шины па другую.

Изучение начинается с составления перечня всех видов оборудова­ния, которое используется в масштабах административных бизнес-про­цессов. Необходимо указывать процесс, отдел и мероприятие, в которых используется это оборудование. Если в ходе этих мероприятий использу­ется разное оборудование, необходимо изучить положение дел в различ­ных отделах. Следует просматривать цель мероприятий, скорость, с ко­торой они должны выполняться, и степень использования оборудования. На основе этой информации можно сформировать общее представление о том, возможна и желательна ли стандартизация применяемых инстру­ментов.

Анализ происходит посредством изучения производительности при­меняемых инструментов, упомянутой в Разделе 4.12, и мероприятий, опи­санных в Разделе 4.6 как часть изучения группировки мероприятий по отделам и сотрудникам.

 

Потребности офиса

Стандартизация потребностей офиса (документов, таких как формы, графики, системы хранения и т. д.) нацелены на снижение их изменчивос­ти и увеличение продуктивности. Возможными станут снижение запасов, упрощение процедур оформления заказа и крупных закупок. Анализ дол­жен проводиться таким же образом, что и анализ стандартизации приме­няемых инструментов.

 

Методы работы

Часто меняющиеся методы работы используются для выполнения схожих мероприятий в различных местах. Могут возникать проблемы с заменой персонала (в случае отсутствия кого-либо из сотрудников) и с контролированием хода мероприятий. Кроме того, мероприятия, выпол­няемые в различных местах, могут различаться. Это может создать пре­пятствия для стандартизации оборудования и потребностей офиса.