Глава 1   Глава 2



Функциональное разделение 


Это распределение меропри­ятий между отдельными людьми и/или отделами с точки зре­ния противоположных интересов.

Функциональное разделение может быть также введено между раз­личными фазами цикла обработки операций, с тем чтобы провести раз­граничение между функциями управления, исполнения, хранения, доку­ментирования и контроля. Функция распоряжения принимает решения, которые оказывают влияние на административные бизнес-процессы, та­кие как закрытие заказов на продажу, закрытие заказов на приобретение и недопущение найма новых работников. Примерами функции исполне­ния являются мероприятия, осуществляемые в отделе отгрузки продук­ции, отделе приёмки или в отделе набора персонала. Функция хранения относится к накоплению запасов товаров на торговом складе. В то же


время, функция хранения может включать и себя депонирование и хране­ние претензий и долгов и даже такие вопросы как патенты, ноу-хау, ли­цензии и т. д. Контрольная функция включает в себя действия по контро­лю функционирования. Они представляют собой контрольные действия, встроенные в административный бизнес-процесс (отдел отгрузки продук­ции сравнивает складские документы, подтверждающие получение груза покупателем, и первоначальный заказ, полученный отделом продаж), а также контрольные действия, выполняемые независимой структурной единицей (отделом контроля).

Функциональное разделение может быть введено между различными фазами потока (движения) товаров или услуг через организацию. В про­изводственной организации функциональное разделение может относить­ся к распределению мероприятий между отделами материально-техничес­кого снабжения (отдел закупок), производственным отделом и отделом продаж. В банке функциональное разделение может включать в себя раз­мещение регистрации и вложение фондов на определенном рынке в двух разных отделах.

Третьей возможностью введения функционального разделения фор­мируется дроблением мероприятий по разным товарам или услугам, ко­торые организация производит или закупает. В торговой организации про­дажа различных неоднородных частей может осуществляться двумя раз­ными отделами. Дробление задач в организации происходит на основе коммерческих или других соображений. Содействие развитию хорошего внутреннего контроля является всего лишь одним из определяющих фак­торов.

Использование автоматизированных систем в организации предъяв­ляет особые требования к показателям внутреннего контроля из-за следу­ющих факторов:

Документирование исходных данных в ряде наборов данных (ручных и размещенных в разных местах) не проводится многократно, а происходит путем однократной записи в один или несколько взаимосвязанных (компьютеризированных и концент­рированных в определенном месте) наборов данных (см. также Рисунки 4.N и 4.0 в Разделах 4.13.2 и 4.13.3).

Интеграция (объединение в одно целое) наборов данных снижа­ет возможность того, что ряд сотрудников будет обрабатывать одни и те же данные и сравнивать полученные результаты.

 

Интеграция последовательных административных действий сни­жает вмешательство человека в административный процесс и таким образом снижает возможности для построения функцио­нального разделения. Это может привести к снижению количества связей (форм и т. д.), которые должны пониматься сотрудниками или быть ясными для них. Иногда необходимость в функциональном разделении исключается, так как процесс полностью автоматизирован; к примеру, в ходе обмена данными или магнитными лентами между организациями.

Концентрация мероприятий в компьютерном центре (разработка программ, ввод данных, наблюдение за выходными данными и т. д.) может побудить к использованию специальных мер по контролю.