Окончательной подробно рассмотренной документации присваивается номер, и она включается в набор документации. Эти наборы подразделяются в соответствии с процессами и связанными с ними отделами.
Выбор процессов, которые будут анализироваться в ходе следующей фазы
В цели проекта уже определено, в какой части административных процессов существуют проблемы. На фазе разработки проекта происходит дальнейшее определение процессов, которые должны быть изучены. Стоит пересмотреть, остаются ли актуальными варианты, выбранные в начале проекта. Кроме того, следует установить приоритеты в отношении последовательности подходов. Выбранные процессы и последовательность подходов определяются на основе списка процессов, созданного в соответствии с рядом критериев.
В качестве этих критериев выступают:
Периодичность выполнения процесса. С увеличением периодичности повышается потребность в анализе.
Отделы, вовлеченные в проект. На основе информации о реорганизации, модификации функций и т. д. иногда определяется, какие изменения в первую очередь должны рассмотреть определенные отделы.
Финансовая значимость процесса. Эта значимость выражается долей, которую результат процесса имеет в структуре издержек организации (к примеру, величина финансовой операции как результат найма на работу новых работников по сравнению с аналогичной величиной - результатом продвижения работников).
Требуемая эффективность системы управления информационными потоками (см. Раздел 5.4).
Требуемая эффективность результатов администрирования.
Стоимость процесса. Стоимость обработки изделия в ходе бизнес-процесса может быть так же важна для общей стоимости, как и себестоимость единицы продукции (к примеру, для процесса выписывания счета - стоимость одной накладной).
В рамках этой схемы рекомендуется отметить возможную экономию, которая может быть достигнута при перепроектировании процесса и проведении его реинжениринга.
Риск ущерба, связанный с неоптимальным функционированием административных бизнес-процессов в отношении первичного процесса. К примеру, при оформлении счета покупки это могут быть потери, понесенные до того, как был обнаружен факт двойной уплаты по счету; при оформлении заказа есть шанс, что продажа может быть сорвана из-за того, что заказ не был оформлен вовремя.
Скорость, с которой проводится анализ. Скорость зависит от доступности трудовых ресурсов для проведения анализа, от того, достаточно ли будет исследования случайной выборки, или нужны широкомасштабные наблюдения, а также от того, должны ли наблюдения быть растянуты во времени.
Ожидаемые возможности для улучшения процесса.
