Анализ своевременности выполнения процессов


В ходе этого вида анализа составляется график отрезка времени между:

Моментом начала процесса (начальной границей). В процессе набора и отбора сотрудников этот момент может начинаться с принятии решения о необходимости привлечения нового сотруд­ника. В процессе обработки информации о людях, недавно при­нятых па работу, этот момент возникает, когда по почте отправ­ляется письмо с предложением работы. В процессе управления заказом начало может определяться моментом получения заказа.

Моментом завершения процесса (конечной границей). Для при­веденных выше примеров в качестве времени завершения может рассматриваться момент отправки по почте письма с предложе­нием работы, момент завершения обработки данных о людях, недавно принятых на работу, в платежной ведомости и отделах кадров и момент отправки проданных товаров и соответствую­щих им счетов (накладных).

Для каждого анализируемого процесса уже установлено действие или событие, с которого начинается процесс и действие, которым процесс пред­полагается завершить. Необходимо определить мероприятия, формиру­ющие компоненты процесса, который должен быть проанализирован (по­лучение подтверждения страхования на случай болезни или страхование пенсии могут относиться к административной обработке информации о людях, недавно принятых на работу).

Анализ может проводиться двумя методами: выполнением исследо­вания случайной выборки и регистрацией наблюдений за процессами, которые необходимо выполнить.

Если исследование случайной выборки выполняется в отношении уже завершенных процессов, следует искать связи с документами, созданны­ми как часть этих процессов, и данными, содержащимися в этих докумен­тах. Изучение должно проводиться с учетом приведенных ниже шагов.

Определить масштаб исследования случайной выборки. Для изучения методов исследования случайных выборок рекомендуется обратиться к ссылкам в конце книги.

Решить, какие части совокупности подлежат более детальному изучению.

Стандартизировать требуемую длительность цикла. Стандартизация может основываться на количестве дней от начала цикла, за которые процесс должен быть завершен (к примеру, в случае обработки заказов на закупку) или может основываться на определенных данных, при помощи которых процесс должен быть завершен (информация о недавно поступивших на работу должна быть обработана до того момента, когда начинается обработка следующей платежной ведомости).


Проведение исследования случайной выборки. Для каждого наблю­дения необходимо зафиксировать дату начала, фактическую и планируемую дату завершения. Если процесс должен быть завер­шен к определенной дате, то следует указать планируемую дату завершения. Дата начала позволяет определить, что является при­чиной возможного запаздывания: медленная обработка или поздняя дата начала.

Определение количества рабочих дней, необходимых на каждое наблюдение. Количество рабочих дней,  необходимых на каждое наблюдение, может быть рассчитано на основе даты начала и завершения и для дополнительного времени - между нормати­вом и датой завершения.

 

Рассчитать:

Среднюю продолжительность выполнения процесса

Сколько раз была превышена норма

Среднее превышение (нормативный период и количество раз, когда он превышался за определенный период сгруп­пировать по классам)





Содержание раздела