Успешное онлайн-мероприятие


 Инструменты проведения видеоконференций
 Оборудование, необходимое для удаленной работы
 ИТ-решения, поддерживающие удаленное управление


Внедрение методов работы 2.0 невозможно без хорошо настроенной ИТ-инфраструктуры. Хранение информации на стационарных компьютерах сотрудников, захламленные сетевые папки и прочее наследие каменного века в управлении корпоративной информацией уже не могут быть терпимы. Для удаленного контроля нужна максимально прозрачная документация, задачи, календари сотрудников и т. п.

Плюс следует осваивать специальные средства удаленного общения, проведения видеоконференций и т. п.
В этой главе мы рассмотрим необходимую и достаточную информационную инфраструктуру для компании, активно применяющей технологии онлайн-работы. Малый и средний бизнес в России обычно находится на стадии поиска или внедрения ИТ-систем, которые будут описаны в этой главе; у средних и крупных корпораций эти ИТ-системы, как правило, уже внедрены, но часто используются далеко не на сто процентов их возможностей.
Важно заметить, что выбор инструментов, которые описываются в этой главе, обусловлен исключительно моим субъективным мнением, личным опытом, практикой работы нашей компании и сотен компаний наших клиентов. С ИТ-заинтересованными читателями я с удовольствием поспорю в своем блоге на темы "почему именно Скайп, а не SIP-сервер", "какие еще 217 удобных онлайн-сервисов существуют кроме Webex.com и Вебинар. ру" и т. п. Но в этой книге такие тонкости затрагивать не буду.
Итак, молоток, отвертка и ножовка, которые я предложу в этой главе, не идеальны, не единственно возможны, им есть масса альтернатив. Но они позволяют миллионам людей и сотням тысяч компаний уверенно забивать гвозди, закручивать шурупы и распиливать доски. Помогут и вам [16].
Скайп
Одна из самых популярных в мире и простых программ для онлайн-общения программа Скайп. Скачивается бесплатно на Skype.com. Что позволяет Скайп?
 Звонить бесплатно через интернет другим скайп-пользователям. Общаться с ними голосом либо голосом и видео. В версиях начиная с 4.1 демонстрировать свой рабочий стол.

Общаться голосом нескольким пользователям (видеоизображение нескольких пользователей Скайп не поддерживает).
 Звонить за деньги на городские и мобильные номера (именно в этом состоит заработок компании Skype), при этом довольно существенно экономя по сравнению с тарифами обычных операторов связи.
 Обмениваться сообщениями в чате, файлами.
 Видеть статус людей из контактного листа: "В сети", "В сети, но просит не беспокоить" и т. п.
 Синхронизировать контакты из Скайпа с контактами Outlook и звонить со Скайпа на телефоны, указанные в контакте Outlook. Правда, к сожалению, в контактах Outlook нет специального поля для скайп-адреса.


 7. Видеозвонок по Скайпу.
Есть много программ для онлайн-общения, которые в тех или иных аспектах могут быть удобнее Скайпа. Но у него, как и у Microsoft Outlook, есть одно колоссальное преимущество: широчайшее распространение в мире, общеизвестность.
В нашей практике приучения деловых партнеров и клиентов к онлайн-общению оказывается, что примерно у 30 % людей Скайп уже есть и они с удовольствием готовы провести встречу с его помощью. Еще примерно 20 % быстро находят Скайп у жены, подчиненного, коллеги и проводят встречу через него. (Довольно забавно беседовать с владельцем завода, выступающим под ником "Твоя любовь", или с доктором наук, профессором, проректором, именующим себя "Катюха в эмиграции" (дочь находится на студенческой практике за границей). И наконец, примерно 1520 % слышали о Скайпе и просто устанавливают его с нашей подачи и начинают пользоваться.
Я не знаю никакого другого инструмента онлайн-общения, который у 30 % моих текущих и потенциальных деловых партнеров уже есть, у 20 % есть в ближайшем окружении и еще 15 % слышали о нем и готовы для проведения онлайн-встречи его установить. Эта общепринятость главное достоинство Скайпа.


Оцените эффективность. В уже упоминавшемся конкурсе на лучшее использование Скайпа, в котором автор был одним из членов жюри, в более чем половине кейсов из практики (а их были сотни, из самых разных стран) упоминалась существенная экономия на телефонных расходах: от 30 до 80 % общих расходов компании на телефонную связь.
Стоит заметить, что у Скайпа есть бесплатная функция в интернете бизнес-панель, которая позволяет видеть количество звонков корпоративных пользователей Скайпа, кто и куда звонил, сколько это стоило. Это очень удобно не только для контроля затрат на телефонную связь, но и, например, для управления интенсивностью работы отдела продаж, сотрудники которого активно звонят клиентам.
Безопасность Скайпа и вообще онлайн-инструментов
Корпоративные ИТ-службы часто не любят Скайп за то, что он легко и непринужденно пробивается через файерволлы и прочие средства защиты и не позволяет отслеживать содержание пересылаемых по нему сообщений, а его внутренние механизмы работы не раскрываются компанией Skype. Но если ваша корпорация не предъявляет повышенных требований к информационной безопасности [17], эти нюансы работы Скайпа для вас непринципиальны.
Еще один вопрос, который часто задают уже не ИТ-специалисты, а бизнес-люди (владельцы, топ-менеджеры): насколько защищена информация, проходящая через чьи-то каналы, поддерживаемые какой-то неродной нам фирмой Skype? Это вопрос философский, он касается любых онлайн-сервисов, в том числе сервисов видеоконференций, о которых пойдет речь далее. Я глубоко убежден, что:
 вероятность того, что информацию конкурентам из вашей внутренней информационной системы сольет ваш собственный сотрудник, знающий, чем вы занимаетесь и кто ваши конкуренты, гораздо выше, чем вероятность того, что этим озаботится сотрудник любого онлайн-сервиса (у которого таких компаний-клиентов тысячи);
 вероятность того, что конкуренты взломают онлайн-сервис с вашей информацией, безопасность которого поддерживает серьезная профессиональная компания с миллионами пользователей, гораздо ниже, чем вероятность того, что конкуренты взломают вашу корпоративную сеть, которую поддерживает обычный ИТ-департамент.
Трудность с безопасностью онлайн-инструментов чисто психологическая. Кажется, будто то, что "ближе", "внутри", легче контролировать, чем то, что "где-то там, вовне, далеко". Это иллюзия.

Скорее наоборот: правильно используя чужую систему, вы можете получить более высокий уровень безопасности, чем выстраивая свою.
Так что вывод прост: пользуйтесь онлайн-инструментами, в том числе Скайпом, не делайте ничего незаконного, слегка подшифровывайте в разговорах то, что составляет вашу коммерческую тайну (используйте, например, кодовые слова; как это делать, можно увидеть в любом фильме или книге про шпионов), и все с вашей информационной безопасностью будет хорошо.
Инструменты проведения онлайн-семинаров
Скайп отличное решение для общения двух-трех человек. Но из-за отсутствия средств модерации оно становится неудобным, если в общении участвуют более трех-пяти человек. Скайп нужно устанавливать на рабочем месте каждого участника обсуждения (что разрешено не во всех корпоративных сетях), поэтому подключение сторонних участников, если они не работали со Скайпом ранее, иногда бывает затруднительно.
Вот два решения, опробованные мной и моими коллегами в практике компании "Организация Времени" и в практике наших клиентов, которые отчасти снимают эту проблему. Эти решения Adobe Connect: www.adobe.com/products/ acrobatconnectpro и Webinar.ru: www.webinar.ru.
Adobe Connect [18] сервер, достаточно недешевый и удобный для использования в практике средней (сто-двести человек управленческого аппарата) и крупной компании.
Хотя у него есть и хостинговые варианты (пока, к сожалению, недостаточно представленные в России), со сравнительно умеренной ежемесячной арендной платой за использование.
Вебинар. ру интернет-сервис, аналогичный западному Webex.com. Программное обеспечение находится на сервере поставщика услуги; вы как клиент получаете свою учетную запись на этом сервере и возможность проводить определенное тарифным планом количество онлайн-семинаров в месяц.
Функционал очень похож в обоих случаях. Участники собрания могут:
 видеть и слышать других участников (каждый в отдельном небольшом окне), участник с правами администратора может предоставлять кому-то слово и т. п.;
 общаться в чате, что особенно удобно, когда участников несколько десятков. Тогда видео и звуком пользуются только два-три выступающих, а остальные задают им вопросы и общаются между собой через чат;
 выкладывать файлы в общий доступ и скачивать их;
 показывать слайды (презентацию);
 включать режим "Демонстрация рабочего стола", то есть, по сути, демонстрировать другим участникам экран своего компьютера. В практике "Организации Времени" мы активно пользуемся этим при проведении онлайн-семинаров по Outlook и MindManager, когда слайдов недостаточно и нужно показать реальную работу с программным продуктом.



Содержание раздела