В практической деятельности возможна ситуация, когда денежные средства выдаются из кассы лицам, не состоящим в списочном составе предприятия (например, оплата труда работникам, с которыми заключены договоры подряда). Такие выплаты производятся на основании заключенных договоров по отдельной ведомости или по расходным кассовым ордерам; при этом на каждое лицо оформляется отдельный расходный ордер.
При работе с кассовыми документами необходимо строго соблюдать следующие требования:
Все поступления и выдачи наличных денег записываются в кассовую книгу. Записи ведутся в двух экземплярах через копирку чернилами или шариковой ручкой. По каждому кассовому ордеру или заменяющему его документу делается отдельная запись.
В конце рабочего дня кассир подсчитывает обороты по операциям за день и выводит остаток денег в кассе на начало следующего рабочего дня.
Каждая организация ведет одну кассовую книгу. Она должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Процедура опечатывания должна проводиться в соответствии с требованиями, изложенными в порядке ведения кассовых операций в РФ. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия. При нумерации листов книги первые и вторые экземпляры должны иметь одинаковый номер.
Первые экземпляры остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры должны быть отрывными, они передаются в бухгалтерию вместе с приходными и расходными кассовыми документами в качестве отчета кассира под расписку в кассовой книге. При ведении кассовой книги не допускаются подчистки и неоговоренные исправления.
Каждое исправление должно быть заверено подписями кассира и главного бухгалтера или лица, его заменяющего.
Допускается ведение кассовой книги автоматизированным способом, но при условии, что машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» имеют одинаковое содержание и включают все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. При этом должна быть обеспечена полная сохранность кассовых документов.
Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера. А ответственность за соблюдение правил ведения кассовых операций несут три лица руководитель организации, главный бухгалтер и кассир. В свою очередь банки должны систематически проверять соблюдение организациями порядка ведения кассовых операций.
Для обеспечения сохранности денежных средств в кассе периодически должна проводиться ревизия кассы в сроки, установленные руководителем организации. Кроме того, ревизия проводится и при смене кассира. Ревизия кассы должна быть внезапной, денежная наличность проверяется путем полного полистного пересчета. Остаток денежной наличности сверяется с данными учета по кассовой книге.
По результатам ревизии составляется акт.
2.1.3. Учет кассовых операций на предприятии ООО «Пилон»
ООО Пилон филиал от ОАО Северного судоремонтного завода было зарегистрировано распоряжением администрации свободной экономической зоны от 26 мая 2000 года.
Предприятие осуществляет следующие виды деятельности:
. Для работы с наличными денежными средствами ООО Пилон имеет кассу и соблюдает требования, установленные Порядком ведения кассовых операций в РФ.
Согласно Порядку ведения кассовых операций ООО Пилон выполняет следующее:
приходует полученные наличные денежные средства в кассу, хранит свободные денежные средства в учреждениях банков;
Выдача денег из кассы не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, считается недостачей и взыскивается с кассира.
Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе организации, должна осуществляться по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или отдельной ведомости.
Типовые проводки по кредиту счета 50 в ООО Пилон
№ п/п | Содержание операций | Корреспондирующие счета | |
Дебет | Кредит | ||
1. | Внесены из кассы денежные средства для зачисления на расчетный счет | 51 | 50 |
2. | Внесены из кассы денежные средства в иностранной валюте для зачисления на валютный счет | 52 | 50 |
3. | Внесены наличные денежные средства из кассы на специальный счет в банке | 55 | 50 |
4. | Внесены из кассы денежные средства с целью зачисления на расчетный счет, другие счета, но еще не зачисленные по назначению | 57 | 50 |
5 | Оплачены (доплачены) из кассы счета поставщиков и подрядчиков ( в случаях изменения цен, тарифов и т.д.) | 60 | 50 |
6. | Выплачены из кассы суммы с покупателями и заказчиками | 62 | 50 |
7. | Наличные денежные средства выданы под отчет | 71 | 50 |
Приходные и расходные кассовые ордера выписываются в день совершения операции в одном экземпляре с учетом установленных правил их оформления.
Не допускаются подчистки и исправления в приходных кассовых ордерах и квитанциях к ним, а также расходных ордерах и заменяющих их документах. Ненадлежащим образом заполненные документы подлежат уничтожению, и взамен их составляются новые документы.
Приходный кассовый ордер подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным. Расходный кассовый ордер подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.